Digitale Personalakte

Was Arbeitgeber jetzt wissen und umsetzen müssen

2027 wird die digitale Personalverwaltung für Arbeitgeber endgültig zum Pflichtprogramm. Wer seine lohn- und sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen immer noch überwiegend in Papierform verwaltet, muss jetzt handeln, denn Personaldokumente bzw. Personalakten müssen zum Jahreswechsel elektronisch geführt werden. Die Übergangsfristen und Befreiungsmöglichkeiten laufen zum Jahresende 2026 aus. Digitalisieren Sie Ihre Personalverwaltung  jetzt, um die notwendigen Prozesse einzurichten. Wir unterstützen Sie dabei und erläutern, welche Unterlagen betroffen sind und was genau digital geführt werden muss.

Die Vorteile der digitalen Personalakte

Effizienz steigern

Dokumente in Sekunden finden, statt lange suchen zu müssen

Flexibilität gewinnen

Zugriff jederzeit – weniger Papierkram, schnellere HR-Prozesse

Compliance sichern

Rechtssicher speichern & gesetzliche Pflichten ab 2027 einhalten

Einfach umzusetzen

Mit dem richtigen Partner und den passenden Prozessen

Sie führen Ihre Personalakte noch analog?

Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihre Entgeltunterlagen zu digitalisieren! Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und profitieren Sie von persönlicher Beratung, kompetenter Steuerberatung und individuellen Lösungen.

Welche Unterlagen müssen Arbeitgeber ab 2027 elektronisch führen?

Arbeitgeber müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen.
Dazu gehören insbesondere folgende Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung und die Entgeltabrechnung relevant sind. Die gesetzlichen Vorgaben ergeben sich u.a. aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

 

  • Lohn- und Gehaltsunterlagen: Entgeltabrechnungen, Lohnscheine und Korrekturlohnscheine
  • Krankenkassen- und Versicherungsnachweise: Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Nachweise über Versicherungsfreiheit oder -pflicht sowie Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Familien- und Elternstatus: Nachweise über die Elterneigenschaft / Elternschaft (relevant für den Pflegeversicherungssatz) sowie Kinder im Ausland
  • Beschäftigungsnachweise & Sonderformen: A1-Bescheinigungen, Immatrikulationsbescheinigungen (für Werkstudenten), Entsendungsunterlagen bei Auslandseinsätzen sowie Arbeitszeitnachweise (z. B. nach dem Mindestlohngesetz / Stundenzettel)
  • Vertragsrelevante Dokumente: Da wesentliche Vertragsänderungen und Arbeitszeiten direkt in die Entgeltabrechnung einfließen, müssen diese im Zuge der Betriebsprüfungen ebenfalls digital und auswertbar bereitstehen

 

Da Ende 2026 die Übergangsfristen auslaufen, muss ab 2027 die elektronische Führung entsprechender Unterlagen fest im Personalprozess etabliert sein.

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Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte erleichtert den Arbeitsalltag erheblich.

 

  • Dokumente schneller finden: Digitale Dokumente lassen sich gezielt suchen und bearbeiten.
  • Weniger Verwaltungsaufwand: Die digitale Erfassung ermöglicht effizientes Arbeiten und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
  • Ortsunabhängiger Zugriff: Berechtigte Mitarbeiter können von überall aus auf benötigte Unterlagen zugreifen.
  • Weniger Papier und Archivfläche: Reduzierung von Papierverbrauch, Druckkosten und Platz für Aktenordner.
  • Bessere Zusammenarbeit: Personalabteilung, Geschäftsführung, Lohnabrechnung und Steuerberatung können effizienter zusammenarbeiten.
  • Klare Zugriffsrechte: Digitale Systeme ermöglichen eine differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten.
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Was Arbeitgeber jetzt prüfen sollten

Wenn Sie als Arbeitgeber noch mit Papierakten arbeiten, sollten Sie nicht nur prüfen, ob Ihre Entgeltunterlagen und Personalprozesse bereits so organisiert sind, dass sie die gesetzlichen Anforderungen ab 2027 zuverlässig und effizient erfüllen können. Insbesondere sollten Sie prüfen:

 

  • Welche Entgeltunterlagen führen wir aktuell noch auf Papier?
  • Welche dieser Unterlagen müssen elektronisch geführt werden?
  • Haben wir eine geeignete digitale Ablagestruktur?
  • Sind die Zugriffsrechte und Datenschutzanforderungen geregelt?
  • Wie werden neue Mitarbeiter künftig digital angelegt?
  • Wie werden die Daten und Dokumente an die Lohnabrechnung übergeben
  • Wer übernimmt die Digitalisierung der bestehenden Unterlagen?

 

Eine frühzeitige Umstellung bietet allen Parteien die Möglichkeit, die Prozesse Schritt für Schritt zu optimieren.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Seit wann müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden?

Bestimmte begleitende Entgeltunterlagen müssen bereits seit dem 1. Januar 2022 elektronisch geführt werden. Bis Ende 2026 besteht noch eine Befreiungsmöglichkeit.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte bildet die klassische Personalakte elektronisch ab.
Statt Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Nachweise und weitere Unterlagen in Papierordnern abzulegen, werden die Dokumente digital strukturiert und zentral verwaltet. Eine moderne digitale Personalakte kann dabei weit mehr als nur Papier ersetzen.

Je nach eingesetzter Lösung können beispielsweise:

 

  • Dokumente automatisch abgelegt,
  • Zugriffsrechte gesteuert,
  • Freigabeprozesse digital abgebildet,
  • Fristen verwaltet,
  • Mitarbeiterdaten gepflegt und
  • Schnittstellen zur Lohnabrechnung genutzt
    werden.

 

Damit wird die digitale Personalakte zu einem wichtigen Baustein einer modernen Personalverwaltung.

Muss ab 2027 jede Personalakte komplett digital sein?

Eine digitale Personalakte und die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen sind nicht dasselbe. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, für jeden Arbeitnehmer eine vollständig digitale Personalakte zu führen, besteht nicht. Arbeitgeber können grundsätzlich auch ohne eine klassische oder digitale Personalakte arbeiten. Gleichzeitig müssen sie bestimmte Unterlagen aus dem Beschäftigungsverhältnis aufbewahren und die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben erfüllen. In der Praxis ist die digitale Personalakte jedoch häufig der sinnvollste Weg, um die verschiedenen Anforderungen strukturiert umzusetzen. Denn wenn Lohnunterlagen, Sozialversicherungsnachweise, Arbeitsverträge und weitere Dokumente an unterschiedlichen Stellen gespeichert werden, steigt der Verwaltungsaufwand erheblich.

Ist die digitale Personalakte datenschutzkonform?

Ja, eine digitale Personalakte kann datenschutzkonform geführt werden.
Allerdings müssen Arbeitgeber besondere Sorgfalt walten lassen. Personalakten enthalten zahlreiche personenbezogene und teilweise besonders schützenswerte Informationen. Unternehmen sollten deshalb insbesondere achten auf:

  • ein klares Berechtigungskonzept
  • sichere Speicherung
  • technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
  • nachvollziehbare Zugriffe,
  • Aufbewahrungsfristen
  • Löschkonzepte
  • eine datenschutzkonforme Auswahl des Anbieters

Die Digitalisierung allein macht eine Personalverwaltung also noch nicht automatisch rechtskonform. Entscheidend ist, wie die digitale Lösung eingerichtet und im Unternehmen genutzt wird.

Müssen bestehende Papierakten vollständig digitalisiert werden?

Nicht zwangsläufig.Für die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen gelten konkrete gesetzliche Vorgaben. Eine pauschale Pflicht, sämtliche historischen Personalunterlagen einzuscannen, besteht daraus nicht. In der Praxis kann es jedoch sinnvoll sein, bestehende Personalakten schrittweise zu digitalisieren. Unternehmen können beispielsweise einen Stichtag definieren und ab diesem Zeitpunkt neue Dokumente ausschließlich digital verwalten. Bestehende Papierakten werden anschließend nach Priorität digitalisiert. Das reduziert den einmaligen Aufwand und ermöglicht eine kontrollierte Umstellung.

Was passiert mit der digitalen Personalakte bei einer Betriebsprüfung?

Auch dieser Punkt spricht für eine frühzeitige Digitalisierung. Die Deutsche Rentenversicherung setzt zunehmend auf elektronische Verfahren. Für Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 ist die Übermittlung der Daten im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) verpflichtend. Für Arbeitgeber bedeutet das: Die Lohn- und Personalverwaltung sollte technisch in der Lage sein, die erforderlichen Daten strukturiert elektronisch bereitzustellen. Eine sauber organisierte digitale Personalverwaltung kann diesen Prozess deutlich erleichtern.

Müssen Arbeitgeber ab 2027 eine digitale Personalakte führen?

Nein. Eine allgemeine Pflicht zur Führung einer vollständig digitalen Personalakte besteht nicht. Allerdings müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit endet zum 31. Dezember 2026.

Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?

§ 8 Abs. 2 BVV nennt unter anderem bestimmte Unterlagen zu sozialversicherungsrechtlich relevanten Angaben, Arbeitserlaubnissen und Meldungen. Welche Unterlagen im konkreten Unternehmen betroffen sind, sollte individuell geprüft werden.

Müssen alte Papier-Personalakten eingescannt werden?

Nicht automatisch vollständig. Für die Digitalisierung sollten die gesetzlichen Anforderungen an die jeweiligen Unterlagen geprüft werden. Eine vollständige Digitalisierung der historischen Personalakte kann dennoch aus organisatorischen Gründen sinnvoll sein.

Weil die Umstellung Zeit benötigt. Unternehmen müssen Software auswählen, Prozesse definieren, Berechtigungen festlegen und gegebenenfalls bestehende Papierunterlagen digitalisieren. Wer erst Ende 2026 beginnt, riskiert unnötigen Zeitdruck.

Eine digitale Personalakte kann datenschutzkonform und sicher betrieben werden. Dafür sind insbesondere geeignete Zugriffsrechte, technische Schutzmaßnahmen, sichere Speicherung sowie klare Aufbewahrungs- und Löschkonzepte erforderlich.

Kann die Steuerkanzlei bei der Digitalisierung unterstützen?

Ja. Gerade bei der Verbindung von Personalverwaltung, Lohnabrechnung und elektronischer Dokumentenablage kann die Steuerkanzlei ein wichtiger Ansprechpartner sein. Gemeinsam lässt sich prüfen, welche Unterlagen digital benötigt werden und wie die Prozesse möglichst effizient gestaltet werden können.

Kontakt Steuerkanzlei Augsburg

Sie führen Ihre Personalakte noch analog?

Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihre Entgeltunterlagen zu digitalisieren! Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und profitieren Sie von persönlicher Beratung, kompetenter Steuerberatung und individuellen Lösungen.